1
SISTEM INFORMASI
Konsep Dasar Sistem
Sistem : kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Menurut
Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Karakteristik Sistem :
• Memiliki komponen ;
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, bekerja sama
membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem
atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak
perduli betapapun kecilnya, selalu
mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem
mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan
mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu
sistem
yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat
disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat
disebut
dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan
dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang
sebagai
suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
• Batas sistem (boundary) ;
Batas
sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.
• Lingkungan luar sistem (environment) ;
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem.
• Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan
media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
• Masukan sistem (input) ;
Merupakan
energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah
energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input
adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem
komputer,
program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya
dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
• Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan
hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
• Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan
bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
• Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem
tidak akan ada gunanya.
2
Klasifikasi Sistem :
• Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara
fisik (sistem teologia)
Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem
akuntansi,
sistem produksi dll.)
• Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar
angkasa, sistem reproduksi dll.
Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia.
Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia
dengan mesin disebut humanmachine
system
(contoh ; sistem informasi)
• Sistem Tertentu (deterministic system) ;
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah
dapat
diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga
keluaran
dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
Sistem
tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
• Sistem tertutup (close system) ;
sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem
tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak
ada sistem
yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara
relatif
tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem
terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan
lingkungan
luarnya.
Lebih
spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ; yang merupakan
bagian
dari sistem buatan manusia dan berineraksi dengan kontrol
oleh satu atau lebih komputer
sebagai bagian
dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.
Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu ;
Perangkat
keras (CPU, disk, printer, tape).
Perangkat
lunak (sistem operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi,
program
aplikasi).
Personil
(yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan, mengkonsumsi keluaran
dan
melakukan aktivitas manual yang mendukung sistem).
Data
(yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu).
Prosedur
(instruksi dan kebijakan untuk mengoperasikan sistem).
Sistem
terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori :
♦ On-line systems. Sistem on-line adalah sistem
yang menerima langsung input pada area
dimana
input tersebut direkam dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil
komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan. Area
sendiri dapat dipisah-pisah dalam
skala, misalnya ratusan kilometer. Biasanya digunakan
bagi reservasi angkutan udara,
reservasi kereta api, perbankan dll.
♦ Real-time systems. Sistem real-time adalah
mekanisme pengontrolan, perekaman data,
pemrosesan
yang sangat cepat sehinga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu
yang
relatif sama. Perbedaan dengan sistem on-line adalah satuan waktu yang
digunakan
real-time
biasanya seperseratus atau seperseribu detik sedangkan on-line masih dalah
skala detik atau bahkan kadang beberapa menit. Perbedaan
lainnya, on-line biasanya
3
hanya
berinteraksi dengan pemakai, sedangkan real-time berinteraksi langsung dengan
pemakai
dan lingkungan yang dipetakan.
♦ Decision support system + strategic planning system.
Sistem yang memproses transaksi
organisasi secara harian dan membantu para manajer
mengambil keputusan, mengevaluasi
dan menganalisa tujuan organisasi. Digunakan untuk sistem
penggajian, sistem
pemesanan, sistem akuntansi dan sistem produksi. Biasanya
berbentuk paket statistik,
paket
pemasaran dll. Sistem ini tidak hanya merekam dan
menampilkan data tetapi juga
fungsi-fungsi
matematik, data analisa statistik dan menampilkan informasi dalam bentuk
grafik
(tabel, chart) sebagaimana laporan konvensional.
♦ Knowledge-based system. Program
komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan
pengetahuan
seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi
dalam :
• Sistem terspesialisasi ; adalah sistem yang sulit diterakpan pada lingkungan
yang
berbeda
(misalnya sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat)
• Sistem besar ; adalah sistem yang sebagian
besar sumber dayanya berfungsi melakukan
perawatan
harian (misalnya dinosaurus sebagai sistem biologi menghabiskan sebagian
besar masa
hidupnya dengan makan dan makan).
• Sistem sebagai bagian dari sistem lain ;
sistem selalu merupakan bagian dari sistem
yang lebih
besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
• Sistem berkembang ; walaupun
tidak berlaku bagi semua sistem tetapi hampir semua
sistem
selalu berkembang.
Pelaku
sistem terdiri dari 7 kelompok :
1. Pemakai ;
Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional,
pengawas dan eksekutif.
2. Manajemen ;
Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen
pemakai yang bertugas
menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan,
manajemen sistem yang terlibat
dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum
yang terlibat dalam
strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung
pengambilan keputusan. Kelompok
manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang
berhubungan dengan orang, waktu
dan uang,
misalnya ;
“ sistem
tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan
dalam
waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan
biaya sebesar x”.
3. Pemeriksa ;
Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk
alami organisasi dimana sistem
tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan
perlu tidaknya pemeriksa.
Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya
berdasarkan ukuran-ukuran standar
yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.
4. Penganalisa sistem ;
Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :
- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya
sistem lama berjalan,
bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang
menyangkut sistem lama.
4
- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan
membuka wawasan pemakai
bagi kemungkinan-kemungkinan lain.
- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi
dari semua level, antara lain
pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem
yang lainnya yang
mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.
- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil
yang lebih berpengalaman
dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat
penganalisa sistem umumnya
ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum
yang lain bekerja, adalah
hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi
porsi penganalisa sistem.
5. Pendesain sistem ;
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa
kebutuhan pemakai yang
tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian
ditransformasikan ke desain
arsitektur
tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.
6.
Programmer ;
Mengerjakan
dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.
7. Personel pengoperasian ;
Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya
jaringan, keamanan
perangkat
keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin
tidak
diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan
klasifikasi
khusus
untuk menjalankan sistem.
Hal
mendasar dalam pengembangan sistem
Penganalisa
sistem merupakan bagian dari tim yang berfungsi mengembangkan sistem yang
memiliki
daya guna tinggi dan memenuhi kebutuhan pemakai akhir. Pengembangan ini
dipengaruhi
sejumlah hal,yaitu :
• Produktifitas, saat ini dibutuhkan sistem
yang lebih banyak, lebih bagus dan lebih cepat.
Hal ini
membutuhkan lebih banyak programmer dan penganalisa sistem yang berkualitas,
kondisi
kerja ekstra, kemampuan pemakai untuk mengambangkan sendiri, bahasa
pemrograman
yang lebih baik, perawatan sistem yang lebih baik (umumnya 50 % sampai
70 %
sumber daya digunakan untuk perawatan sistem), disiplin teknis pemakaian
perangkat
lunak dan perangkat pengembangan sistem yang terotomasi.
• Realibilitas, waktu yang dihabiskan untuk
testing sistem secara umum menghabiskan
50% dari waktu total pengembangan sistem.
Dalam kurun waktu 30 tahun sejumlah sistem yang digunakan
di berbagai perusahaan
mengalami kesalahan dan ironisnya sangat tidak mudah
untuk mengubahnya. Jika terjadi
kesalahan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu
melakukan pelacakan sumber
kesalahan dan harus menemukan cara untuk mengoreksi
kesalahan tersebut dengan
mengganti
program, menghilangkan sejumlah statement lama atau menambahkan
sejumlah
statement baru.
• Maintabilitas, perawatan mencakup ;
-
modifikasi sistem sesuai perkembangan perangkat keras untuk meningkatkan
kecepatan
pemrosesan (yang memegang peranan penting dalam pengoperasian
sistem),
-
modifikasi sistem sesuai perkembangan kebutuhan pemakai. Antara 50% sampai 80%
pekerjaan
yang dilakukan pada kebanyakan pengembangan sistem dilakukan untuk
revisi,
modifikasi, konversi,peningkatan dan pelacakan kesalahan.
5
Konsep Dasar Informasi:
Informasi: data yang telah diproses menjadi
bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan
dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data
menjadi suatu informasi == input - proses – output.
Data merupakan
raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat
relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang
memerlukan. Suatu informasi
bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi
manajemen level di atasnya, atau
sebaliknya.
Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.
Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung
representasi. Untuk representasi
biner
satuannya: bit, byte, word dll.
Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran
dan
pengumpulan,
kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak
terproses,
kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan
prosedur
pemrosesan ketidak berfungsian sistem.
Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki
nilai/arti bagi
penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating
information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).
Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu
informasi harus :
• Akurat, berarti informasi harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan masudnya.
• Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat.
• Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat
untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya
berbeda.
Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat
dan biaya mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis cost
effectiveness
atau cost benefit.
Definisi
Sistem Informasi:
Suatu
sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi
penggunanya.
Atau
;
Sebuah
sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi
untuk
mendukung
operasi, manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem ini
memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual,
model
manajemen dan basis data.
6
Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin
- Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan
pemrosesan informasi
- Sistem manusia mesin: ada interaksi antara
manusia sebagai pengelola dan mesin
sebagai
alat untuk memroses informasi. Ada proses
manual yang harus dilakukan
manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh
karena itu diperlukan suatu
prosedur/manual sistem.
2.
Sistem basis data terintegrasi
- Adanya
penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data
base
manajemen
system.
3.
Mendukung Operasi
-
Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi
organisasi.
Istilah
Sistem Informasi
=
Manajemen Information System
=
Information Processing System
=
Information Decision System
=
Information System.
Semuanya
mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk
mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan
keputusan suatu organisasi.
Menurut
Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Komponen
Fisik Sistem Informasi:
1. Perangkat
keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk
interaksi,
Media komunikasi data
2. Perangkat
lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya),
perangkat
lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi
akuntansi
dll).
3. Basis
data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
4. Prosedur:
langkah-langkah penggunaan sistem
5. Personil
untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
- Clerical
personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan
inquiry =
operator);
- First
level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan,
penjadwalan,
identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level
menengah
ke bawah.
- Staff
specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
- Management:
untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus,
laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan
peluang.
Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.
7
HUBUNGAN PENGELOLA DENGAN SISTEM INFORMASI
Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen
dari sistem informasi adalah
personel sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu
hubungan antara sistem informasi
dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang
dibutuhkan sangat tergantung dari
kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu
struktur manajemen. Oleh karena itu
bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai
dengan level manajemennya.
Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan
keputusan.
Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi
Operator: untuk
pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan
struktur manajemen organisasi
personil.
Strutktur dasarnya:
Direktur Sistem Informasi
Manajer
Pengembangan Sistem
Analis
Sistem
Programmer
Manejer Komputer dan Operasi.
Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada
Managerial Efficiency vs User Service.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan
sistem baru dari sistem lama yang
ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama
diharapkan sudah teratasi pada
sistem
yang baru.
SIKLUS
HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM
DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem
informasi adalah sbb :
1. Analisis
Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah
dan kemungkinan solusinya
untuk
sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan
Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur,
perangkat
keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan
dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung
sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing
terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat
lunak
4. Implementasi
Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru,
melakukan pelatihan dan
panduan seperlunya.
5. Operasi
dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan
melakukan perubahan
atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi
Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah
dibangun dan seberapa bagus
sistem
telah dioperasikan.
8
Siklus
tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik
dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru,
seperti prototyping, spiral, 4GT dan
kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem
lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis
diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat
berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan
baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi
atau lingkungan sehingga
diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem
informasi untuk mendukung
organisasi.
3. Mengimplementasikan
ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan
performansi sistem secara keseluruhan.
Batasan Analisis Sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus
dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1. Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
2. Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi
pada sistem lama yang sudah
ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab
pertanyaan-pertanyaan:
1. Informasi apakah yang dibutuhkan?
2. Oleh siapa?
3. Kapan?
4. Dimana?
5. Dalam bentuk apa?
6. Bagaimana cara memperolehnya?
7. Dari mana asalnya?
8. Bagaimana cara mengumpulkannya?
Proposal
mengadakan analisis sistem ; Berisi:
1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk
analisis
2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan
dipelajari selama analisis
4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6. Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama
analisis
7. Jadwal
tentatif analisis
Sumber-sumber
fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1.
Sistem yang ada
2. Sumber
internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau
fungsi ada
3. Sumber
External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal,
textbook dan
informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem
9
Kerangka Analisis:
1. Analisis
terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa
organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta
informasi yang dihasilkan.
2. Analisis
terhadap flow informasi:
mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa
yang memerlukan,
dari mana asalnya.
3. Analisis
terhadap input dan output.
Dalam
analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire,
observation,
sampling
and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision
table and
matric
Laporan
hasil analisis:
Laporan hasil analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi
dan potensi masalah
5. Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil oleh analis
sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan
kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan
termasuk dalam desain
sistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk
kelayakan untuk proses
selanjutnya.
Katagori aspek kelayakan:
1. Kelayakan
teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Kelayakan
ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian,
efisiensi biasa operasional
organisasi.
3. Kelayakan
operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan
orang yang menjalankan
organisasi
4. Kelayakan
jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan
seperti PERT dan
GANTT
CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.
Hasil
akhir analisis sistem (keputusan):
1. Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2. Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan
lain.
3. Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi
prososal dengan subsistem lain.
4. Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5. Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal
diterima dan proses dilanjutkan ke
desain
awal.
Siklus
pengembangan sistem menurut J.F.Kelly ;
1. Penelitian
sistem
a.
Definisi ruang lingkup.
b. Studi penelitian
2. Analisis dan desain sistem
a. Studi penelitian
b. Pengumpulan data dan analisis
c. Desain sistem
d. Rencana implementasi
10
3. Pengembangan sistem
a. Pengembangan
b. Pengetesan
c. Pengoperasian
d. Perawatan
Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas
Harrel ;
1. Konsepsi sistem
2. Analisis pendahuluan
a. Pendefinisan masalah pendahuluan
b. Investigasi
c. Persiapan usulan sistem
3. Desain
sistem
a.
Analisis terinci
b.
Mendesain keputusan
c. Mendesain sasaran
d. Rancang bangun sistem
4. Pemrograman
a. Memecahkan kembali rancang bangun
b. Mengembangkan bagan alir secara garis besar
c. Menulis
instruksi program
d. Merakit
program
e.
Mempersiapkan data untuk tes
f. Melakukan
pengetesan
g. Mengecek hasil
h. Mendiagnosa kesalahan
i.
Membetulkan program
j. Memulai
pengetesan sistem
5. Dokumentasi
6. Instalasi sistem
7. Operasi sistem
PERANCANGAN SISTEM
Analisis
sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what?
Sedangkan desain digunakan
untuk
menjawab pertanyaan how? Desain
berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun
untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses
desain:
1. Sumber
daya organisasi: bertumpu pada 5
unsur organisasi, yaitu: man, machines,
material, money dan methods.
2. Informasi
kebutuhan dari pemakai:
informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase
analisis
sistem.
3. Kebutuhan
sistem: hasil dari analisis sistem.
4. Metode
pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau
computer
base.
5. Operasi
data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,
arrange, summarize,
calculate,
store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6. Alat
bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
11
Langkah
dasar dalam proses desain:
1. Mendefinisikan
tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi
pemakai,
akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan
kebutuhan informasi sistem.
2. Membangun
sebuah model konseptual (develop a
conceptual model), berupa gambaran
sistem
secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
3. Menerapkan
kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan
kendala-kendala
sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi
merupakan
kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah:
performance,
reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility,
grouwth
potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal
dapat digambarkan
sebagai
sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi
sebagai
input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai
yang
harus
dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4. Mendefinisikan
aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).
Pendefinisian
ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk
menentukan
hal ini diperlukan proses iteratif sbb:
a.
Mengidentifikasn output terpenting untuk mendukung/mencapai tujuan sistem
(system’s
goal)
b. Me-list
field spesifik informasi yang diperlukan untuk menyediakan output tersebut
c.
Mengidentifikasi input data spesifikik yang diperlukan untuk membangun field
informasi
yang diperlukan.
d.
Mendeskripsikan operasi pemrosesan data yang diterapkan untuk mengolah input
menjadi
output yang diperlukan.
e.
Mengidentifikasi elemen input yang menjadi masukan dan bagian yang disimpan
selama
pemrosesan input menjadi output.
f. Ulangi langkah a-e terus menerus samapi semua output
yang dibutuhkan diperoleh.
g. Bangun
basis data yang akan mendukung efektifitas sistem untuk memenuhi
kebutuhan
sistem, cara pemrosesan data dan karakteristik data.
h. Berdasarakan kendala-kendala pembangunan sistem,
prioritas pendukung, estimasi
cost
pembangunan; kurangi input, output dan pemrosesan yang ekstrim
i.
Definisikan berbagai titik kontrol untuk mengatur aktifitas pemrosesan data
yang
menentukan
kualitas umum pemrosesan data.
j.
Selesaikan format input dan output yang terbaik untuk desain sistem.
5. Menyiapkan
proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen
apakah
proses
selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak. Hal-hal yang perlu disiapkan
dalam
penyusunan
proposal ini adalah:
a.
Menyatakan ulang tentang alasan untuk mengawali kerja sistem termasuk
tujuan/objektif khusus dan yang berhubungan dengan
kebutuhan user dan desain
sistem.
b.
Menyiapkan model yang sederhana akan tetapi menyeluruh sistem yang akan
diajukan.
c.
Menampilkan semua sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikan dan
merawat
sistem.
12
d.
Mengidentifikasi asumsi kritis dan masalah yang belum teratasi yang mungkin
berpengaruh
terhadap desain sistem akhir.
Sedangkan format dari proposal desain ini sangat
berfariasi akan tetapi mengandung halhal
di atas.
Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, a.l:
1. Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi
sistem. Resource mana yang bisa
diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif
terutama dalam cost.
2. Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan
fungsi-fungsi yang memiliki
idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem
fungsional) yang terpisah sehingga
memudahkan
kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi
dapat
dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data
collection, data processing, file
update,
data storage, data retrival, information report dan data processing controls.
Petunjuk
umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi:
1. Sumber
data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.
2. Akurasi
sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect
dan
prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.
3. Data
yang dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi
ke
sistem.
4.
Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari
pewaktuan
informasi tersebut diperlukan.
5. Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling
optimal
6.
Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan
informasi.
7. Semua
sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.
8. Data
yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.
9. Total
kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing
yang besar
dilakukan.
10. Data
harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala
sistem.
11. Semua
field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.
12. Semua
data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.
13. File
transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.
14.
Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.
15. Setiap
file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.
16. Semua
field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.
Untuk menganalisa sistem secara efektif, kita membutuhkan
lebih dari sekedar perangkat
permodelan; yaitu metode. Metode ini dari waktu ke waktu
berubah sesuai dengan
perkembangan teknologi. Siklus ini cenderung menglami
perubahan yang berarti dengan
ditemukannya bahasa generasi keempat dan terakhir
generasi kelima dimana pendekatan
dengan paradigma object-oriented dan kompatibilitas antar
model.
Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun
sistem, yang pertama yaitu topdown.
Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan
secara global yang kemudian
akan
menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dianalogikan sebagai
pembuatan
rumah yang
dimulai dari aspek yang paling mendasar yaitu pondasi hingga ke bagian terkecil
13
misalnya sebuah kran pada kamar mandi. Metode
kedua yaitu bottom-up, dimana sistem
dipetakan dari satuan terkecil sehingga ke satuan
terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada
awal 1980_an mulai dikenal teknik pendesainan terstruktur
dengan menggunakan konsep
pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan
pemrograman dapat dilakukan kerja
pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika
implementasi maka dilakukan survey,
analisa dan desain ulang yang menggantikan metode
pendesainan klasik yang cenderung
serial.
Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara
terstruktur melingkupi :
Survey
; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan
pemakai, kesalahan-kesalahan dalam
sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan
usulan otomasi sistem yang
layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey
yang berisi tentang segala
sesuatu, pada poin di atas.
Analisa
sistem ; menggabungkan laporan survey dan
kebijakan pemakai menjadi
spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan
permodelan.
Desain
; mengimplementasikan model yang diinginkan
pemakai.
Implementasi
; merepresentasikan hasil desain ke dalam
pemograman.
Uji
coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi
terstruktur.
Testing
akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
Deskripsi
prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti
petunjuk pemakaian dan
pengoperasian.
Konversi
database ; mengkonversi data, soalnya kata data
sudah berarti jamak pada
sistem
sebelumnya.
Instalasi ; aspek terakhir yang mesti
dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat
keras dan pelatihan pemakaian.